Vor Kurzem hat Kelly Forrister getwittert, dass ein Tip beim wöchentlichen Review der Aufgaben und Projekte ihr hilft, nichts Wesentliches zu vergessen. Dieser einfache Tip ist, die Kalendereinträge der vergangenen und kommenden Woche(n) durchzugehen.

A GTD review tip I use a ton is scanning forward and backward on my calendar.
Always find ”oh that reminds me” stuff…

Kelly Forrister auf Twitter

Das hat sich seitdem in meinem Kopf festgesetzt, weil sie einfach so recht hat. Bei Coachings zum Thema GTD mit Kunden, Freunden und Kollegen kommt dem Kalender immer nur eine untergeordnete Bedeutung zu. Das liegt wohl insbesondere daran, dass er – im Gegensatz zu vielen anderen “Zeit- & Aufgabenmanagementsystemen” – hier nur einen sehr eng definierten Einsatzbereich hat (im Kalender landet nur das, was tatsächlich zu einem bestimmten Zeitpunkt angegangen werden muss).

Beim wöchentlichen Review hat er jedoch eine sehr wichtige Funktion. Im Normalfall freitags prüfe ich meine Projekte und Aufgabenlisten um zu sehen, dass alles noch aktuell ist und nichts in Vergessenheit gerät beziehungsweise anbrennt. Dabei kommt der Zeitpunkt, zu dem ich meinen Kalender vor nehme (in meinem Fall: iCal auf meinem Mac starte) und mir zuerst die vergangene Woche und dann die kommenden beiden Wochen anschaue.

In der vergangenen Woche kann ich sehen, was ich alles gemacht habe, welche Termine anstanden. Und nicht selten fällt mir dann noch etwas ein, dass es bisher nicht in meinen Eingangskorb oder auf meine Listen geschafft hat. Das kann passieren, weil man in der Pause mit jemanden etwas abgemacht hat oder im Verlassen des Raumes. Es kann auch sein, dass einem spontan noch etwas zu dem Thema einfällt, wenn man den Eintrag im Kalender sieht.

Und für die kommenden Wochen ist es immer spannend und hilfreich zu sehen, was ansteht. Insbesondere wenn noch irgendwelche Vorbereitungen nötig sind. Sei es das Buchen eines Fluges oder Hotelzimmers, das Lesen eines Dokumentes oder das Ausarbeiten einer Präsentation. All das sind Dinge, bei denen man viel Stress vermeiden kann, indem man sie früh genug angeht. Und um sie früh genug angehen zu können, muss man sie früh genug sehen.

Seit ich das bewusst mache, bleiben mir diese unangenehmen “Morgen ist doch dieses Meeting, da muss ich noch schnell dieses zweihundert-seitige Dokument lesen und eine Präsentation vorbereiten. Na ja, aber es ist ja auch erst halb sieben.”-Momente erspart. Auch wenn diese vorher schon selten waren, ist es mir den Zusatzaufwand von zwei Minuten jede Woche wert, wenn sie statt selten jetzt nie vorkommen.