Besprechungen verschlingen viel Zeit. Nehmen acht Personen an einer zweistündigen Besprechung Teil, kostet die Besprechung 16 Stunden oder zwei Arbeitstage. Kommt eine Arbeitsstunde für unseren Arbeitgeber oder Kunden auf CHF 150.-, sind wir bei einem Preis von CHF 2‘400.-.

Nehmen wir an, dass dieses Beispiel unser wöchentliches Statusmeeting ist. Nehmen wir weiter an, wir könnten ein Viertel der Zeit einsparen, indem wir die Besprechung effizienter und effektiver gestalten. Das würde uns ein jährliches Einsparpotential von rund CHF 30‘000.- bringen.

Zusätzlich können wir durch die Straffung allen Teilnehmern helfen, eine halbe Stunde ihres Lebens sinnvoller zu nutzen.

Für die effektive und effiziente Gestaltung einer Besprechung fragen wir uns zuerst, warum wir diesen Termin einberufen wollen. Wenn uns dazu nichts einfällt, laden wir nicht ein.

Fünf Gründe für eine Besprechung

Es gibt fünf Gründe, ein Meeting einzuberufen. Die Motivation für den Termin kann dabei einer oder mehrere dieser Gründe sein. Wichtig ist, dass alle Teilnehmer den oder die Gründe kennen.

1. Informationen weitergeben: Der Einladende will die Teilnehmer mit Informationen versorgen. Das sollte nur dann im Rahmen einer Besprechung gemacht werden, wenn die einfache Weitergabe per Email nicht möglich oder sinnvoll ist. Das ist unter anderem dann der Fall, wenn man mit einer Vielzahl von Rückfragen rechnet.
2. Informationen sammeln / austauschen: Der Einladende will Informationen von den Teilnehmern sammeln. Auch hier sollte die Form einer Besprechung nur dann gewählt werden, wenn ein einfaches Berichten per Email nicht sinnvoll erscheint. Oder wenn man den Rahmen nutzen will, um den Informationsstand aller Teilnehmer zu aktualisieren – also die Informationen in der Gruppe zu verteilen.
3. Alternativen entwickeln: Ausgangslage und Ziel sind den Teilnehmern bekannt. Gemeinsam werden verschiedene Wege zur Erreichung des Ziels entwickelt. Alternativen per Email zu entwickeln ist hochgradig ineffizient.
4. Entscheidungen treffen: Den Teilnehmern sind die Alternativen bekannt und man entscheidet gemeinsam, welche davon umgesetzt wird. Entscheidungen können auch per Email koordiniert werden. Aber eine gemeinsame Besprechung hilft, die Entscheidungsfreudigkeit zu steigern. (Ihr kommt erst wieder zu Euren Familien, wenn wir entschieden haben.)
5. Menschliche Nähe: Es kann sinnvoll sein, alle Teammitglieder an einem Ort zu versammeln, obwohl keiner der anderen Gründe das erforderlich macht. Der soziale Austausch wird so gefördert. Sind die Teammitglieder über mehrere Standorte oder Gebäude verteilt, hilft das bei der Teambildung.
Da sich die soziale Komponente als einziger Grund für ein (geschäftliches) Zusammenkommen schlecht vertreten lässt, wird dieser Grund häufig mit der Weitergabe von Informationen verbunden.

Es ist wichtig, dass alle Teilnehmer die Gründe für die Besprechung kennen. Nur so kann sich jeder optimal darauf vorbereiten. In der Einladung sollte dementsprechend auch stehen, was der Grund / das Ziel für den Termin ist. Geben wir nur ein Thema bekannt, sind die Erwartungen unklar.

Einer erwartet, über dieses Thema informiert zu werden, der andere erwartet, dazu eine Entscheidung zu treffen, der dritte würde gerne seine Informationen zu dem Thema weitergeben, der vierte plant, Alternativen zu entwickeln und der fünfte will mal sehen, wer noch alles an dem Thema arbeitet. Und zum Schluss ist das einzige, was wir erreicht haben, dass keiner der Teilnehmer je wieder an einer Besprechung zu diesem Thema teilnehmen will.

Zusätzlich beinhaltet eine gute Einladung alle Informationen, die die Teilnehmer benötigen.

Agenda und Vorabinformationen

Für jede Besprechung muss es eine Agenda geben. Die Teilnehmer müssen – zusätzlich zu Datum und Uhrzeit – vorab Folgendes wissen:

• Was ist der Grund, das Thema und das Ziel für die Besprechung?
• Wer sind die Teilnehmer?
• Wie lange wird der Termin dauern?
• In welcher Reihenfolge werden die Themen besprochen?
• Wie viel Zeit ist für jedes Thema eingeplant?
• Welche Informationen und Vorbereitungen werden benötigt?

Die Teilnehmer bereiten sich auf Basis dieser Informationen auf die Besprechung vor. Alle wissen, welche Erwartungen der Einladende an den Termin und an die einzelnen Teilnehmer hat. Werden mehrere Themen besprochen, liefert der zeitliche Ablauf eine Gewichtung.

Wenn alle zur Vorbereitung ein Dokument lesen müssen, steht das explizit in der Einladung. Idealerweise wird dabei ein Verweis auf das Dokument mitgeliefert. Wenn die Beteiligten selbst etwas vortragen sollen, müssen sie wissen, was der Inhalt sein soll und wie viel Zeit sie haben. Zum Beispiel: „Bitte bereitet vor, was Ihr in der vergangenen Woche abgeschlossen habt und was bei Euch in den kommenden zwei Wochen ansteht. Ihr habt für die Information insgesamt 2 Minuten Zeit.“

Wenn vorab klar ist, wer zu einer Besprechung eingeladen ist, können alle Beteiligten prüfen, ob noch wichtige Wissens- oder Entscheidungsträger fehlen.

Die richtigen Teilnehmer

Wir laden nur die Personen ein, die für das Ziel der Besprechung relevant sind. Nehmen zum Beispiel an einem Zwei-Tages-Workshop mit insgesamt 14 Personen nur zwei Personen teil, die nichts zu den Zielen beitragen können, verlieren wir wieder zwei Arbeitstage, also 16 Stunden oder CHF 2‘400.-.

Noch schlimmer wird es, wenn Teilnehmer eingeladen werden, die zwar nichts zum Ziel beitragen können, sich aber deswegen einbringen, weil sie ja schliesslich eingeladen wurden. Damit verliert die Besprechung zusätzlich Effizienz.

Pünktlichkeit

Wir beginnen unsere Besprechung pünktlich. Der Respekt vor den Anwesenden verlangt diese Pünktlichkeit. Der Einzelne, der zu spät kommt, ist nie wichtiger als die Gruppe, die pünktlich war.

Wir nehmen auch keine besprochenen und abgeschlossenen Themen für die Nachzügler erneut auf. Die Ergebnisse werden am Ende der Besprechung nochmals für alle zusammengefasst.

Ebenso wichtig wie die Pünktlichkeit beim Anfangen ist es, pünktlich aufzuhören. Damit wir das können, behalten wir während der Besprechung unseren vorab festgelegten zeitlichen Ablauf im Auge. So können wir leichter gegensteuern, falls ein Thema ausufert.

Es ist wichtig, nicht zielführende Diskussionen zu vermeiden. Insbesondere dann, wenn das Ziel ein reiner Informationsaustausch ist. Häufig werden Themen vor 20 Teilnehmern ausdiskutiert, die für drei davon relevant sind. Wenn diese Diskussion nur fünf Minuten dauert, verlieren 17 Personen diese fünf Minuten. Die Organisation verliert also fast 1 ½ Stunden Arbeitszeit. Zusätzlich schalten acht der „Unbeteiligten“ nach einer Minute auf Sparbetrieb. Sie nach Abschluss der Diskussion wieder von passiven Anwesenden zu 100%igen Teilnehmern zu machen, kostet Energie und klappt nicht immer.

Produzenten statt Konsumenten

Alle von uns eingeladenen Teilnehmer können und sollen wertvolles zu den Zielen der Besprechung beitragen. Wenn der Grund für eine Besprechung also nicht alleine die Weitergabe von Informationen ist, müssen wir dafür sorgen, dass alle sich auch tatsächlich an der Produktion der Ergebnisse beteiligen und nicht als reine Konsumenten dabeisitzen.

Um die Produktion von Ergebnisse anzuregen, akzeptieren und fördern wir auch die fachliche Auseinandersetzung. Je gegensätzlicher die eingebrachten Ideen und Meinungen sind, umso grösser ist das Potential, aus dem wir bei der Entscheidung schöpfen können.

Ergebnisse und Protokoll

Am Ende einer Besprechung werden die Ergebnisse zusammengefasst. Die für diese Zusammenfassung benötigte Zeit muss auf jeden Fall eingeplant werden.

Das in der Folge verschickten Protokoll entspricht inhaltlich dieser Zusammenfassung. Folgende Punkte müssen festgehalten werden:

Werden diese Punkte zum Abschluss der Besprechung nochmals angesprochen, weiss jeder Teilnehmer, was in der Folge von ihm erwartet wird. Indem wir jeden auf seine Aufgaben ansprechen, sind wir sicher, dass die Verantwortlichkeiten allen Beteilgten klar sind.

Auch wenn all das nochmals im Protokoll steht, braucht es diese Abschlussrunde. Die Erfahrung zeigt, dass Protokolle meist nur überflogen werden. Da gehen Aufgaben leicht mal verloren.

Planung einer Besprechung

Wenn wir eine Besprechung planen, stellen wir uns die folgenden Fragen:

• Warum berufen wir diese Besprechung ein? Was ist der Grund, was das Ziel und um welches Thema geht es?
• Wen benötigen wir für die Erreichung des Ziels? Dabei hilft es, sich für jede einzelne Person zu überlegen, in welcher Rolle wir sie sehen und was sie zum Ergebnis beitragen kann.
• Welche Gewichtung haben die verschiedenen Themen? Daraus ergibt sich die Reihenfolge und auch die Zeit für die einzelnen Themenblöcke.
• Müssen die Teilnehmer sich vorbereiten? Sollen die Teilnehmer ein Dokument lesen, eigene Ideen / Ergebnisse vortragen?
• Wie viel Zeit brauchen wir, um das Ziel / die Ziele zu erreichen? Hier gilt, der alte Satz: So viel wie nötig, so wenig wie möglich!

Zur Einladung sei noch angemerkt, dass es keine gute Idee ist, eine Besprechung so zu planen, dass die Teilnehmer vom vorangehenden Termin direkt zum nächsten gehen. Die Wahrscheinlichkeit, dass diese zu spät kommen und dann einige Minuten brauchen um auch geistig beim nächsten Termin zu sein ist sehr gross. Man kann eine Besprechung auch um 14:15 Uhr beginnen lassen.

Und wer jetzt auf der Suche nach Visualisierungsmöglichkeiten ist, dem empfehle ich den Artikel “Visualisierungen für Statuspräsentationen” auf prezentation.ch.